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介護現場の無駄な業務を削減！3Mの発生理由やすぐできる改善策・ICT活用術も紹介

介護従事者の中には「無駄な作業を減らして介護に時間を割きたい」「職員の負担増や離職を防ぎたい」と感じている方もいるでしょう。

介護現場の無駄な業務は、考え方と仕組みを整理することで削減できます。ムリ・ムダ・ムラの3Mの視点で業務を捉え直し、現場に合った改善策を積み重ねることが重要です。

当記事では、無駄な業務の具体例や発生理由、明日から実践できる改善方法などを徹底解説。さらに、ICT活用術や補助金の活用、見直しを進める際のポイントも解説します。

業務改善は、介護の質向上と働きやすい職場づくりにつながる重要な施策です。現場を前向きに変える一歩を踏み出すため、ぜひ最後までお読みください。

介護現場における無駄な業務とは？

介護現場における無駄な業務とは、利用者支援に直接結び付かず、工夫によって削減できる作業を指します。

介護現場では記録の重複や確認作業の繰り返しが発生しやすく、現場で働く職員の時間を圧迫している状況です。無駄な業務が積み重なると職員の負担が増加し、ケアの質や職場環境にも影響します。無駄な業務が発生する背景には、業務量の偏りや非効率な手順、判断基準のばらつきといった構造的な課題があるのです。

本章では、無駄な業務を理解するために、考え方や具体像、発生理由について解説します。

無駄な業務につながる3M（ムリ・ムダ・ムラ）

ムリ・ムダ・ムラの3Mとは、業務改善の分野で用いられる非効率の代表的な考え方です。業務全体を俯瞰し、負担や停滞が生じる原因を整理する際の共通言語として活用されます。ムリ・ムダ・ムラは業種を問わず使われる概念であり、介護分野でも例外ではありません。

以下に、ムリ・ムダ・ムラの定義についてまとめました。

【ムリ】

【ムダ】

【ムラ】

ムリ・ムダ・ムラを理解することが、具体的な業務改善を進める前提として欠かせません。

無駄な業務の具体例

無駄な業務は、情報共有や業務設計が不十分なままおこなわれている介護業務に多いです。現場では業務の流れが整理されておらず、非効率な対応が積み重なりやすくなります。

代表的な無駄な業務の例は、以下のとおりです。

上記は個人の問題ではなく、仕組み不足が原因で発生します。無駄な業務を可視化し、発生場面を整理することで改善策を検討しやすくなるでしょう。

介護現場の無駄な業務が発生する理由

介護現場で無駄な業務が発生するのは、体制や仕組みが現状に合っていないためです。個々の努力に任せた運営では、無駄な時間が積み重なりやすくなります。

介護現場の無駄な業務が発生する主な理由を、以下に整理しました。

上記の状態が続くと、利用者に対して割ける時間が減少します。結果として、職員の負担増やサービス品質低下を招きやすくなるのです。介護現場における運営面の課題を把握することが、無駄な業務を改善する第一歩になります。

介護現場の無駄な業務を削減する重要性

介護現場における無駄な業務の削減は、日々の介護の質だけでなく、職場全体の持続性にも関わるため重要です。本章では、介護現場の無駄な業務を削減する3つの重要性を解説します。

詳しく見ていきましょう。

利用者への対応が改善する

無駄な業務を削減すると、職員が利用者への対応に専念でき、介護の質が向上します。記録の重複や不要な確認作業が減ることで、直接ケアに充てられる時間が増えるためです。

業務に追われない環境では、利用者の小さな体調変化や生活上の困りごとに気づきやすくなります。表情や動作の変化を丁寧に確認でき、早期対応にもつながるでしょう。さらに、時間的余裕が生まれることで、声かけや説明を落ち着いておこなえます。

無駄な業務を減らす取り組みは、利用者満足度と安心感を高める基盤となるのです。利用者との信頼関係が深まり、継続的で安定した介護提供をしやすくなるでしょう。

新規人材確保や離職率低下につながる

無駄な業務の削減は、新規人材の確保や離職率低下につながります。業務負担が大きい職場は敬遠されやすく、人手不足が慢性化しやすくなりがちです。

記録の重複や不要な作業が減ると、残業や持ち帰り業務が抑えられます。無駄な作業が減ることで心身の負担が軽くなり、安心して働ける環境の整備ができるのです。

働きやすさが伝わる職場は、求人応募時の評価も高まりやすくなります。現場に余裕ができれば、職員同士のコミュニケーションも円滑になるでしょう。

結果として介護職員の定着率が向上し、安定した介護体制を築きやすくなります。

関連記事：介護施設はなぜ人手不足？5つの原因と4つの解決策を徹底解説

経営面でのメリットが得られる

無駄な業務を削減することは、経営安定に直結します。業務効率が高まると、人件費や間接コストの抑制が進むためです。

記録の重複や不要な確認作業が減れば、同じ人員数でも多くの業務を回せます。結果として、過度な増員を避けつつ、安定した運営が可能になるのです。

また、生産性が向上すると、職員配置やシフト管理の精度も高まります。急な欠員対応や残業発生も抑えやすくなるでしょう。

無駄を減らした運営は収支の見通しを立てやすくし、長期的に継続できる介護経営を支える重要な基盤になるのです。

明日からできる！介護の現場で無駄な業務を解消する方法

介護現場の無駄な業務は、大がかりな改革をおこなわなくても改善可能です。本章では、

現場で実践しやすい無駄な業務を解消する4つの方法を解説します。

内容を確認し、取り組みを積み重ねていきましょう。

業務の棚卸しと可視化

業務の棚卸しと可視化は、介護業務改善を進める最初の一手です。日々の作業をすべて書き出し、開始から終了までの時間を測ると無駄な時間が見えてきます。

職員ごとに業務内容を記入するシートを用いると、偏りや重複を把握しやすくなるでしょう。数値で確認することで、感覚に頼らない改善判断が可能です。

業務の棚卸しと可視化の進め方の手順例を、以下にまとめました。

可視化された情報は、現場全体での合意形成を進める土台になります。

また、介護の現場では食事の提供が負担になることも多いでしょう。食事の提供に課題を感じているなら、配食サービスの活用がおすすめです。

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5Sの徹底

5Sの徹底は、介護現場で物品探索に費やす無駄な時間を減らす有効な方法です。整理整頓された環境では、必要な物をすぐに取り出せ、業務の流れが止まりにくくなります。

具体的には、使わない物を置かない整理と、定位置を決める整頓が重要です。保管場所を表示で明確にすると、誰でも同じ行動を取りやすくなるでしょう。

清掃を日常業務として組み込むと、棚や保管場所を定期的に確認する機会が生まれます。拭き取りや点検の過程で、在庫減少や破損、配置の乱れの早期発見が可能です。

5Sを維持することで、物を探す行為が減り、介護業務に集中できる環境が整います。

マニュアル作成と標準化

マニュアル作成と標準化は、介護現場の無駄な業務を減らし、安定した運営を支えるために有効です。業務手順を明確にすると、誰が対応しても一定の質を保ちやすくなります。

標準化が進むと、職員ごとのやり方の違いが減り、確認や修正の手間の削減が可能です。新人教育でも説明内容が整理され、指導時間の短縮につながります。

具体的には、入浴介助や記録方法など頻度の高い業務から整備する方法が有効です。文章と簡単な図を用いると、理解のしやすさが高まります。

マニュアルを共有すると、介護の質を均一に保ちつつ教育コスト削減が期待できるでしょう。

シフト調整と役割分担

シフト調整と役割分担の見直しは、介護現場の無駄な業務を減らすうえで欠かせません。担当が曖昧な体制では、確認や手待ちが増え、集中して業務に取り組むのが難しいでしょう。

役割を明確にすると、各自が担う業務範囲が整理され、判断の迷いを減らせます。時間帯ごとに必要な業務量を把握し、適切な人員配置をおこなうことが重要です。

得意分野を踏まえた配置は、作業効率と安全性を高めます。また、急な欠勤を想定した代替役割を決めておくと、現場の混乱を防げるでしょう。

介護業務に集中できるシフト体制は、介護の質を保ちつつ業務負担の平準化に寄与します。

介護現場の無駄な業務を解消するICT活用術

介護現場の無駄な業務を減らすには、ICTの活用が現実的な選択肢です。本章では、介護現場の無駄な業務を解消する4つのICT活用術を解説します。

詳しく確認していきましょう。

介護ソフトの導入

介護ソフトの導入は、事務作業と記録業務を同時に効率化できる有効な方法です。介護記録、請求、シフト管理を一元化すると、転記や確認の手間が減らせます。

紙や複数システムを併用する運営では、入力漏れや二重作業が起こりやすいのが一般的です。介護ソフトを使えば、記録内容が請求や実績管理に連動するため、効率化できます。

また、入力作業の簡素化により、記録時間の短縮も期待できるでしょう。管理者は進捗や人員配置を把握しやすくなります。

結果として、現場と事務の両面で無駄な業務を減らせるでしょう。

通信手段の活用

通信手段の活用は、連絡や申し送りに伴う無駄な業務を減らす即効性の高い方法です。インカムやスマホ、タブレットを用いることで、必要な情報を即時に共有できます。

従来の伝言や移動を伴う確認は、時間と人手を消費しがちです。一方、リアルタイム共有であれば、利用者対応の判断が早まり、待ち時間を減らせます。具体的には、通信手段の活用によって、緊急対応や指示変更を離れていても即時伝達可能です。また、申し送り内容を文字や音声で残す運用は、聞き漏れ防止にも有効でしょう。

通信手段を統一すると、連絡手順が簡素化され、現場の集中力が高まります。

介護ロボットの導入

介護ロボットの導入は、身体的負担の大きい業務を支え、現場全体の効率を高めます。移乗介助や体位変換を補助する機器を使うことで、職員の腰や腕への負担が軽減されるでしょう。職員の身体的負担が減ると、作業速度と安全性が向上します。

人手だけに頼らない体制は、少人数でも安定した介護提供が可能です。具体例として、移乗支援機器や歩行補助機器が挙げられます。身体介助に割く力が抑えられ、見守りや声かけにも時間を使えるようになるので効果的です。

介護ロボットの活用は、職員の健康維持と業務効率化を同時に進める手段といえます。

見守りシステムの活用

見守りシステムの活用は、安全管理を効率化し、介護現場の無駄な業務を減らします。センサーや見守り機器により、利用者の状態を離れた場所から把握可能です。

定期巡回に頼る体制では、移動や確認に多くの時間がかかります。一方、リアルタイムの通知を使えば、必要な場面に絞って対応可能です。

具体例として、離床や転倒リスクを感知する仕組みがあります。異常を即座に共有でき、早期対応により利用者の安全確保にもつながるでしょう。

見守りの効率化は、職員の負担軽減と事故防止の両立に役立ちます。

介護の無駄な業務解消に使える補助金

介護の無駄な業務解消を進める際は、補助金の活用も有効な選択肢です。本章では、介護の無駄な業務解消に使える2つの補助金を紹介します。

各制度の特徴を理解し、介護現場に合う活用方法を検討しましょう。

IT導入補助金

IT導入補助金は、介護現場の業務効率化を後押しする代表的な制度です。介護ソフトやICT機器の導入にかかる費用の一部が補助され、初期負担を抑えられます。

記録管理や請求処理、シフト作成などを効率化する仕組みがIT導入補助金の対象です。ICT導入により、手作業や二重入力が減り、無駄な業務時間の削減につながります。

費用面の不安が軽減されることで、改善施策に取り組みやすくなるでしょう。業務効率と介護の質を両立した運営を目指す事業所にとって、IT導入補助金は有用な支援策といえます。

ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金

ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金は、介護事業所の生産性向上を支援する制度です。介護ロボットや業務効率化設備への投資が対象となり、導入費用の一部が補助されます。

移乗支援機器や見守り機器を導入すると、身体的負担の軽減と作業時間の短縮が可能です。結果として、人員配置の最適化や業務の平準化につながります。

ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金を活用すれば、費用負担を抑えながら計画的な設備更新を進めやすくなるでしょう。

介護現場の無駄な業務を見直すうえでのポイント

介護現場の無駄な業務を見直す際、思いつきの対策だけでは大きな効果が見込めません。本章では、介護現場の無駄な業務を見直すうえで欠かせない4つのポイントを解説します。

効果的な業務の見直しを実現するため、詳しく見ていきましょう。

現場のヒアリングをもとに課題を明確化する

現場のヒアリングを通じた課題の明確化は、無駄な業務削減の出発点です。管理側の想定だけで判断すると、実態とずれた対策になりやすくなります。

職員から日常業務の流れや負担に感じている点を丁寧に聴き取りましょう。記録作業や連絡手順など、時間を取られている業務が浮かび上がります。複数の意見を整理すると、特定業務に負担が集中している傾向も見えてくるでしょう。

現場の声を根拠に課題を整理することで、実効性の高い改善につながります。

目的を全職員と共有する

目的を全職員と共有することは、介護現場の業務改善を進める前提条件です。改善理由が伝わらないままでは、現場に負担増と受け取られやすくなります。

なぜ無駄な業務を減らすのか、目指す状態を具体的に示しましょう。利用者対応の質向上や働きやすさ改善など、意図を明確に伝えるのが重要です。目的が共有されると、職員は改善を自分事として捉えやすくなります。

共通認識のもとで取り組むことで、介護現場全体の一体感が生まれるでしょう。

1つずつ問題解決に着手する

1つずつ問題解決に着手する姿勢は、介護現場の改善を継続させるうえで重要です。多くの課題を同時に変えようとすると、現場の混乱や負担増につながりやすくなります。

まずは実行しやすく、効果が見えやすい業務から着手するとよいでしょう。記録方法の簡素化や物品配置の見直しなど、小さな改善が適しています。成果を確認しながら次の課題へ進むことで、成功体験が積み重なり、職員の協力も得られやすくなるでしょう。

段階的改善は、職員の納得感を高め、介護現場全体の前向きな変化を促します。

PDCAを回して改善を繰り返す

PDCAを回して改善を繰り返すことは、介護現場の無駄な業務を定着的に減らすうえで欠かせません。改善策を実行した後は、時間削減や負担軽減といった効果を振り返ります。

結果を確認し、想定と違いがあれば手順や運用を見直しましょう。記録や簡単な共有で状況を可視化すると、判断しやすくなります。小さな修正を重ねることで、現場に合った形の改善へと近づくでしょう。

継続的な改善が、介護業務の質と効率の両立を支えます。

無駄な業務を削減して「利用者と向き合う時間」と「自分の時間」を取り戻そう

介護現場の無駄な業務は、利用者支援に直結しない作業が積み重なることで発生します。ムリ・ムダ・ムラの3Mの視点で業務を整理し、具体例や発生理由を把握することが改善の第一歩です。

業務の棚卸しや5S、標準化、シフト調整に加え、ICTや補助金を活用すれば、負担軽減と効率化を同時に進められます。現場の声をもとに段階的に改善し、PDCAを回し続けることで、介護の質と働きやすさは着実に高まるでしょう。無駄な業務削減は、人材定着や安定経営にもよい影響をもたらします。

日々の業務を見直し、介護に専念できる体制を整え、よりよい介護現場の運営を実現していきましょう。

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